Processos mal definidos não são escaláveis. Quando os processos não são bem pensados desde o início, frequentemente resultam em processos manuais com etapas desnecessárias. Essas etapas adicionais tornam a geração de relatórios mais lenta e, portanto, reduzem a capacidade da empresa de reagir a mudanças e novas informações. Nesse caso, a contabilidade se torna um gargalo. Configurar e continuar a otimizar processos pode melhorar o fechamento mensal, o tempo de geração de relatórios e a precisão.
Processos manuais deixam espaço para erros humanos. Esses erros podem resultar em relatórios imprecisos, faturamento incorreto ou mau gerenciamento de pagamentos a fornecedores. Por exemplo, isso pode se manifestar na forma de vazamento de receita – faturamento incorreto ou não enviado ao cliente – e condições de pagamento pouco claras, ou lucratividade não monitorada. Também pode ocorrer na forma de contas de fornecedores sendo pagas em um momento em que não deveriam, ou possivelmente pagas várias vezes. O tempo necessário para corrigir essas imprecisões pode ser um investimento considerável e, muitas vezes, não aborda a causa raiz do(s) problema(s) subjacente(s).
Controles físicos e a separação de funções podem ajudar a lidar com esses diversos desafios, mas muitas vezes podem atrasar os processos. Então, é aqui que entra o próximo passo.